Un ecosistema integrato per la gestione di preventivi, configurazione macchine e organizzazione dell’assistenza tecnica.
Donatoni Macchine è un’azienda leader nella progettazione e produzione di macchine per il taglio e la finitura di pietra, marmo, granito e cemento. Negli ultimi anni ha intrapreso un percorso di forte crescita e internazionalizzazione, superando i 100 dipendenti e consolidando la propria presenza sui mercati esteri.
La nostra collaborazione, avviata nel 2018, nasce con un obiettivo inizialmente circoscritto: migliorare il processo di preventivazione. Nel tempo, però, si è trasformata in un progetto strutturato di trasformazione digitale, che oggi coinvolge vendite, assistenza, amministrazione e supply chain.
Un ruolo fondamentale nell’evoluzione del progetto è stato svolto dall’azienda stessa, che ha creduto fin dall’inizio nel percorso di digitalizzazione, coinvolgendo attivamente le diverse figure aziendali. Questa collaborazione continua tra team operativi, management e referenti interni ha dato slancio al progetto, permettendogli di evolvere in modo strutturato e di ampliarsi progressivamente nel tempo.
IL PROBLEMA
Prima del progetto, Donatoni non disponeva di un CRM e l’intera infrastruttura digitale risultava limitante alla crescita aziendale.
Le principali difficoltà toccavano diversi ambiti aziendali:
- Processo commerciale: preventivi realizzati in Word, con tabelle Excel per i listini. Alto rischio di errore e nessuna standardizzazione, oltre alla difficoltà nel gestire più preventivi per cliente.
- Mancanza di CRM: dati sparsi tra file e documenti non integrati, bassa tracciabilità delle opportunità commerciali.
- Preventivazione: errori tecnici, configurazioni macchine non controllate con rischio incompatibilità tra componenti.
- Post vendita: pianificazione interventi e assistenza gestiti tramite Excel, nessun sistema strutturato di ticketing.
- Trasferte e note spesa: documenti cartacei e processi lenti per amministrazione e HR.
- Fornitori: scarsa visibilità su stato ordini e consegne, con rischio di ritardi o errore, oltre alla mancanza di condivisione di documentazione tecnica.
LA SOLUZIONE: UN ECOSISTEMA DIGITALE INTEGRATO
Il progetto è partito dall’introduzione di un CRM centralizzato (con importazione di aziende e contatti e una prima struttura commerciale), evolvendosi rapidamente in una piattaforma completa.
Configuratore di preventivi
Il cuore della trasformazione è stato lo sviluppo di un configuratore avanzato integrato nel CRM:
- configurazione guidata delle macchine;
- verifica automatica della compatibilità tra componenti;
- generazione automatica di preventivi complessi.
Il risultato? Documenti PDF professionali fino a 50 pagine, completi di descrizioni, immagini e contenuti multilingua.
Portale clienti, agenti e fornitori
In parallelo è stato sviluppato il portale fornitori, completamente integrato con il CRM:
- funzionalità del CRM replicate nel portale;
- accesso per clienti, agenti e fornitori;
- consultazione ordini e tempistiche da parte dei fornitori;
- download disegni tecnici aggiornati.
Questo ha migliorato la collaborazione lungo tutta la filiera, riducendo errori e ritardi nella consegna dei materiali.
Digitalizzazione del post-vendita
Da qui in poi, è stata completamente ridisegnata e digitalizzata la gestione dell’assistenza:
- sistema di ticketing strutturato;
- gestione centralizzata di tutti gli interventi tecnici di assistenza;
- schedulatore con calendario con funzionalità drag & drop e pianificazione avanzata delle attività dei singoli tecnici;
- visualizzazione immediata delle attività.
App mobile per tecnici
Uno degli elementi chiave è stato lo sviluppo di un’app mobile, progettata come estensione e replica del CRM in mobilità.
L’app consente ai tecnici di:
- visualizzare gli interventi programmati;
- accedere a dati macchina, manuali e storico;
- inserire report, allegati e note spese;
- geolocalizzare le attività e le macchine.
Questo ha portato il sistema direttamente sul campo.
Gestione automatizzata delle note spese
Eliminata la carta, semplificato drasticamente il lavoro amministrativo: la digitalizzazione delle note spese con inserimento dati diretto nel CRM tramite l’app ha ridotto errori e tempi di lavorazione, inserendo automaticamente in busta paga il rimborso.
Automazione dei processi
Il progetto è stato completato con oltre 100 processi automatizzati (BPM) creati internamente, che hanno ulteriormente ottimizzato e automatizzato le attività aziendali.
Internazionalizzazione del sistema
Il CRM è stato esteso alle filiali estere in USA, Germania, Spagna e Francia.
I RISULTATI: EFFICIENZA, CONTROLLO E SCALABILITÀ
Il percorso ha portato a una trasformazione profonda dell’azienda e ne ha supportato l’espansione.
✔ Processo commerciale più veloce e affidabile
Preventivi standardizzati e senza errori.
✔ Riduzione degli errori tecnici
Configurazioni sempre corrette e compatibili.
✔ Post-vendita strutturato
Gestione centralizzata di assistenza e interventi; pianificazione ottimizzata dei tecnici.
✔ Efficienza amministrativa
Processi più rapidi e tracciabili; integrazione con HR e payroll.
✔ Migliore collaborazione con fornitori
Maggiore trasparenza e riduzione dei ritardi e degli errori; accesso immediato ai documenti tecnici.
✔ Scalabilità internazionale
Sistema replicabile su più paesi.
CONCLUSIONE
Il progetto Donatoni rappresenta un caso di trasformazione digitale completa e progressiva, partito da un bisogno semplice (preventivi) e evoluto in un ecosistema integrato che copre:
- vendite,
- post-vendita,
- assistenza tecnica,
- supply chain,
- amministrazione.
Un esempio concreto di come un CRM, se guidato da una visione chiara e da una figura interna forte, possa diventare il cuore operativo dell’azienda.
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